Nguyên tắc quản lý công việc hiệu quả của người Nhật bạn nên hỏi hỏi trong năm 2020

Quản lý công việc hiệu quả là một tiêu chuẩn cần thiết giúp bạn có thể hoàn thành công việc của mình đúng như dự tính. Nếu không biết cách quản lý, điều dễ nhận thấy là bạn có thể bị rối trong việc sắp xếp công việc nào trước và sau. Thực tế có nhiều cách để bạn quản lý công việc giúp đơn giản hóa mọi việc.

Quan tâm nhiều: Làm thế nào để trở thành người phụ nữ hiện đại năm 2020  |  Khởi đầu năm mới "tri thức" bằng những cách đơn giản

1. Lập ra danh sách các công việc cần làm

Chúng ta sẽ có những công việc khác nhau trong từng ngày cũng khác nhau. Để có thể quản lý công việc một cách hiệu quả, hãy lưu ý đến những nhiệm vụ quan trọng mà bạn quan tâm. Khi bạn sắp xếp công việc hoàn chỉnh bao nhiêu thì bạn sẽ thực hiện mọi việc dễ dàng và hiệu quả bấy nhiêu. Trước tiên bạn hãy sắp xếp mọi việc cần làm theo thứ tự, trong đó hãy ưu tiên những công việc quan trọng nhất lên đầu tiên. Để lịch phân công công việc ở những nơi dễ thấy, dễ nhớ hoặc note trên máy tính của mình để có thể thực hiện mọi việc đúng như trình tự.

Để quản lý công việc hiệu quả, bạn nên vạch định trước những việc mình sẽ làm

3. Đặt thời gian để hoàn thành từng phần công việc

Việc bạn đặt ra những mức thời gian khác nhau cho từng công việc khác nhau sẽ giúp bạn có mục tiêu để phấn đấu hoàn thành phần việc đó. Hãy tạo ra thói quen đặt kỳ hạn cuồi cùng cho những nhiệm vụ của mình. Một lời khuyên dành cho bạn là say sử dụng các mẩu giấy note và ghi chú lại tất cả những nhiệm vụ cần phải hoàn thành kèm theo thời gian quy định. Dựa vào điều này sẽ giúp bạn có quyết tâm để thực hiện những nhiệm vụ đó. Nếu bạn cố gắng hoàn thành đúng thời hạn mình đề ra thì bạn sẽ không rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy” và bạn cũng không phải làm việc một cách vội vã.

4. Dành thời gian dự phòng cho mỗi công việc

Bạn không nên sắp đặt lịch quản lý công việc sát giờ nhau, điều này có thể gây ra hiệu ứng “domino” khi bạn không hoàn thàn được công việc đầu tiên sẽ ảnh hưởng đến các công việc còn lại. Nếu để ý lịch làm việc của những người kiểm soát tốt thời gian, điểm chung là họ luôn để dư ra một chút thời gian giữa các buổi họp hay làm việc. Thời gian này chỉ kéo dài khoảng 30 phút nhưng đây là thời gian tương đối quan trọng để họ có thể xử lý mọi việc đột xuất mà không ảnh hưởng đến những công việc khác.

Dự tính thời gian làm việc để đặt kế hoạch hiệu quả

5. Thường xuyên dọn dẹp bàn làm việc thường xuyên

Đây là nguyên tắc quản lý công việc quan trọng nhưng ít được giới trẻ quan tâm. Việc bạn vứt bỏ những vật dụng văn phòng lung tung cùng với hàng đống giấy tờ không có thứ tự có thể gây ra ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bạn. Cụ thể là bạn sẽ cuống cuồng tìm những loại tài liệu cần thiết trong đống giấy hỗn độn mất thời gian. Hãy dọn dẹp bàn làm việc trở nên sạch sẽ, gọn gàng để bắt đầu kế hoạch làm việc mới. Tiện thể trong những lúc dọn dẹp bàn học, bạn hãy vứt bỏ những thứ không cần thiết và hủy những giấy tờ bạn không sử dụng nữa để bàn làm việc được trống trải. Hoặc bạn hãy tự đặt ra quy định dọn dẹp bàn làm việc sau 30 ngày để đảm bảo tiến độ công việc luôn được đảm bảo.

6. Chọn những thời điểm thích hợp để sắp xếp công việc

Theo lời khuyên của các chuyên gia, bạn hãy tận dụng buổi sáng để làm những việc quan trọng vì lúc này là thời điểm mà bạn tràn đầy năng lượng và minh mẫn nhất. Tiếp đến bạn nên sắp xếp các cuộc họp và các cuộc hội ý vào gần trưa. Buổi trưa là thời gian tốt nhất để bạn và những người đồng nghiệp tiến hành các cuộc giao lưu trao đổi ý kiến với nhau. Tốt nhất bạn nên dành thời gian vào buổi sáng cho những nhiệm vụ đòi hỏi phải xem xét và kiểm tra kỹ lưỡng. Sau đó bạn có thể dành thời gian trước bữa ăn trưa cho những việc ít quan trọng hơn.

Tự lượng sức mình để hoàn thành tốt tất cả các phần việc

7. Không nên ôm đồm mọi việc cùng lúc

Đừng cố gắng ôm đồm quá nhiều công việc cùng lúc vì điều này có thể khiến bạn kiệt sức sớm. Bạn nên xem xét công việc của mình và nhờ đến sự giúp đỡ của đồng nghiệp để giảm bớt gánh nặng, sự nhờ vả này này cũng sẽ giúp gắn kết mối quan hệ giữa bạn và đồng nghiệp. Mặc dù làm việc hiệu quả là mục tiêu chính của kế hoạch quản lý công việc nhưng cũng phải nghỉ ngơi hợp lý. Tránh rơi vào tình cảnh để công việc “đè đầu, cưỡi cổ” mình. Sẽ rất tai hại nếu sức khỏe của bạn bị giảm sút. Thay vào đó hãy để tinh thần được “thả lỏng” hợp lý khi làm những công việc căng thẳng. Nếu làm việc quá sức, bạn rất dễ bị stress và các bệnh tim mạch khác ảnh hưởng công việc và sức khoẻ của bạn sau này.